En el sector de las cuentas de correo corporativas, las opciones durante los últimos años se han diversificado a un abanico de soluciones para todas las necesidades y gustos. Sin embargo, todas estas opciones comparten un común denominador: el espacio, y es que sea poco o mucho, el espacio de disco duro nunca es gratis.
Si las cuentas de correo de tu sitio web basado en Cpanel se están quedando sin espacio, estas son algunas alternativas que puedes considerar.
Índice de contenidos
Libera espacio en tu cuenta de correo
Revisa la bandeja de entrada y las carpetas de tus correos en busca de elementos que puedas enviar a la papelera y luego vacíala. Con las herramientas de tu aplicación de correo actual, busca cómo filtrar correos por tamaño. Si percibes que puedes prescindir de algunos de ellos puedes exportarlos y luego borrarlos para ganar espacio.
Revisa las cuentas de correo de tu sitio web y descarta las que ya no estén en uso. Puedes usar la opción de Horde descrita más abajo para respaldarlas en tu equipo antes de borrarlas.
Solicita más espacio a tu proveedor de hospedaje
Esta es la opción más sencilla por cuanto implica, y es que en la mayoría de las veces, tu proveedor sólo tiene que actualizar un parámetro para asignarte más espacio sin afectar las prácticas o procesos que actualmente mantienes. No olvides preguntar si el ajuste conlleva un costo.
Usar Gmail para descargar tu cuenta de correo
Si tienes una cuenta de Gmail, puedes usarla para descargar el correo de tu cuenta de Cpanel/Webmail, además podrás enviar correo con tu cuenta corporativa desde tu misma cuenta de Gmail. Consulta nuestro Manual para Consultar una cuenta de correo de mi dominio con Gmail.
Utiliza un cliente de correo para descargar los archivos
Utilizando un cliente de correo con soporte para POP3 (OJO: Mail de Windows 10 no soporta POP3) los mensajes se descargan a tu computadora y despejan el servidor. Hay diversos programas para este propósito, siendo Microsoft Outlook el más conocido. Sin embargo, dicha solución acarrea el uso de una licencia que hay considerar en el costo de las operaciones. Existen también otras opciones tanto de pago como de uso libre, te listamos las más populares
- Mozilla Thunderbird (Libre)
- MailBird (Gratis para hasta 2 cuentas o licencia anual por USD$14)
- Apple Mail – Disponible de forma libre sólo para equipos Mac
Contratar un proveedor de correo electrónico
Existe la creencia generalizada de que si contratas un hospedaje para tu página web debe venir con el servicio de correo electrónico, pero esto no ocurre forzosamente. Puedes tener una página web en un hospedaje y el correo electrónico en otro, ambos con tu nombre de dominio. Existen empresas que ofrecen servicios de correo electrónico aunado a otras aplicaciones como calendario, almacenamiento en la nube, gestión de contactos, entre otros. Los precios que se listan a continuación se tomaron en septiembre de 2020.
- Zoho – Gratis hasta para 5 cuentas de correo, de 5Gb cada una. El plan pago básico arranca desde MX$250 por cuenta en contratación anual.
- Gsuite – MX$ 1’628 por cada cuenta de 30GB, incluye la suite ofimática de Google en la nube.
- Microsoft 365 Empresa Básico – MX$1’164 por usuario al año sin posibilidad de CFDI.
| Ítem | cPanel Webmail | Zoho Mail |
|---|---|---|
| Creación de cuentas de correo | Se pueden crear todas las que se requieran | Cada nueva cuenta causa un importe |
| Espacio en disco | Todas las cuentas comparten el mismo espacio | Cada cuenta tiene su propio espacio, a partir de 5GB |
| Cliente de correo | Outlook o similar | Navegador web |
| Aplicación movil | Cliente de correo del dispositivo | Aplicación de Zoho mail |
| Soporte técnico | Un sólo proveedor para página web y correo | Dos proveedores (página web y correo) |
| Dinámica de la organización | Sin cambios | Cada usuario debe cambiar a usar la app y web de Zoho Mail |
| Migración de cuentas | No es necesario | Es necesario migrar cada cuenta desde el hospedaje actual |
| Contenido de las cuentas | Se descarga en la computadora del usuario | Se conserva en la nube |
| Movilidad de la información en caso de cambio de equipo | El usuario debe extraer el archivo de datos del equipo anterior e instalarlo en el equipo nuevo | No es necesario, dado que todo el servicio está en la nube |
| Pérdida de la información en caso de falla del equipo | Sólo se podrá recuperar la información que no se haya descargado del servidor (usualmente 15 a 30 días anteriores). La información en el equipo (correos antigüos) se perderá si no es posible extraerla del equipo dañado | Sin pérdida, dado que se conserva en la nube |
Usar Horde para descargar carpetas de correo en formato MBox
Actualización marzo 2023 – Horde ha dejado de ser soportado por cPanel. Dado que cPanel es una de las plataformas de gestión de hospedaje más extendidas, es probable que usted ya no encuentre a Horde como un servicio disponible en su gestor de hospedaje cPanel.
El popular cliente de correo Horde viene por defecto en la mayoría de las instalaciones con Cpanel. Puedes usar una carcaterística poco conocida de Horde para descargar carpetas en formato MBox, los cuales son archivos de correo concatenados que luego puedes importar y consultar en Apple Mail o Mozilla Thunderbird. Para importar los archivos MBox a Outlook se requiere convertirlos primero al formato PST. Una vez descargadas las carpetas podrás borrarlas de la cuenta para liberar espacio. Horde viene con diversos filtros y ordenadores de contenido que puedes usar para clasificar el correo y arrastrar los mensajes filtrados a nuevas carpetas.
A tener en cuenta – El proceso de compresión de la carpeta seleccionada a MBox para su descarga consume recursos de tiempo de procesador, memoria RAM y espacio de disco de tu cuenta de hospedaje, por lo que si se alcanza el límite de cualquiera de estos recursos la exportación fallará. Una solución consiste en dividir el contenido en carpetas de no más de 100MB cada una.
Esperamos que estas opciones sean de utilidad. Si tienes comentarios o dudas por favor escribe y con gusto te responderemos.
Suerte.
