Optimizar el envío de archivos PDF en correo electrónico

Los PDF, cuyas siglas vienen de «Portable Document Format», o en español «Formato Portátil de Documento» son archivos electrónicos cuya particularidad es que pueden mostrar su contenido independientemente de la plataforma donde se visualicen. Esto quiere decir que si creas un PDF en Windows 10, serás capaz de visualizarlo en Linux, en Mac, o en Windows 7 sin cambios en la forma en que se visualiza en cualquiera de estos sistemas. Los archivos PDF son usados para compartir muy diverso contenido, como pueden ser: documentos de texto; imágenes; documentos con imágenes de bits o vectoriales, etc. Por dentro, un PDF lleva incrustadas imágenes, tipos de letra, texto, maquetación, enlaces y hasta archivos multimedia, como audio y video.

Cuando usas un programa para crear un PDF, éste suele guardar el contenido interno tal como fue recibido, lo que significa que si usaste una imagen JPG proveniente de una cámara digital, muy probablemente obtengas es imagen con todo su tamaño incrustada en el PDF, lo cual a su vez creará un PDF muy pesado. Si la finalidad del PDF es compartir información general, tal vez no sea necesario incrustar la imagen con todo su peso, ya que incrementar el tamaño del PDF hace más difícil su manejo, por ejemplo al enviar dicho archivo por correo electrónico.

Antes de compartir un PDF

Es conveniente saber si la finalidad del PDF es informativo o si los usuarios receptores del PDF requieren características de alta definición.

Si su finalidad es ser enviado por correo o ser impreso en una hoja carta tipo informe o volante, lo ideal es reducir su peso antes de ser compartido.

A continuación te compartimos algunas opciones que puedes usar para optimizar tus archivos PDF.

Optimizar las imágenes que se van a incrustar en el PDF

Un PDF obtiene un peso adecuado si antes sus componentes están optimizados. En el caso de las imágenes, puede valerse de las siguientes fichas informativas para ajustar las imágenes antes de incorporarlas a su PDF. El formato ideal es JPG con 80 por ciento de compresión, resolución desde 96 y hasta 150 pixeles por pulgada (dpi). Este formato de imagen tiene la suficiente resolución para apreciar los detalles en una impresora de tinta normal.

Cómo optimizar imágenes en Windows

  • Abre la imagen con la aplicación Paint 3D
  • Pulsa en el ícono «Lienzo»
  • Deja activa la opción «Bloquear relación de aspecto»
  • Cambia el ancho o la altura de la imagen, al cambiar un parámetro el otro se ajustará automáticamente.
  • Pulsa el icono «Menú» y selecciona la opción «Guardar como»
  • Escribe un nuevo nombre para tu imagen
  • Exporta tu imagen como JPG
  • Para que no alteres tu imagen original, cierra el archivo y selecciona «No guardar»

Cómo optimizar imágenes en Mac

  • Abre la imagen con la aplicación «Vista rápida».
  • Da click en el icono «Redimensionar».
  • Cambia el tamaño de la imagen y su resolución
  • Abre el menú de la aplicación y ve a «Archivo > Exportar»
  • Escribe un nuevo nombre para tu imagen
  • Exporta tu imagen como JPEG
  • Para que no alteres tu imagen original, selecciona «Restaurar cambios» al cerrar tu imagen original

Cómo optimizar imágenes en linea

Existen bastantes herramientas que puedes encontrar buscando «optimizar imágenes en linea». Para este ejemplo usaremos resizeimage.net.

  • Teniendo a la vista la página https://resizeimagen.net, da click en el botón «Upload an image»
  • En el navegador de archivos, navega hasta localizar la imagen que deseas optimizar
  • Seleccionala y espera a que cargue completamente
  • Cuando tu imagen esté lista, la página te mostrará el mensaje «You can crop and resize your image now»
  • Desplázate hacia abajo hasta el paso 4 «Resize your image»
  • Ingresa el ancho o el alto de tu imagen, manten activada la casilla «Keep Aspect Ratio». Al ingresar una dimensión, la otra se ajusta automáticamente.
  • Desplázate hasta el paso 6 «Select the output image format» y selecciona «JPG»
  • Desplázate hasta el paso 7 «Optimize your image» y selecciona «Progressive compression», ingresa en «image quality» el valor 90.
  • Da click en el botón «Resize image», en cuanto tu imagen esté lista se mostrará el tamaño anterior y el actual.
  • Da click en «Download image» y guárdala con un nombre distinto.

Reducir el tamaño de un archivo PDF

También tenemos opciones para reducir el peso de un archivo PDF si ya está completamente integrado y es muy pesado.

Cómo reducir el tamaño de un archivo PDF en Mac

  • Abre el PDF con la aplicación «Vista rápida»
  • Ve a «Archivo > Exportar»
  • En las opciones «Filtro Quartz» selecciona «reducción del tamaño de archivo»
  • Escribe un nuevo nombre para tu archivo PDF optimizado y guárdalo

Cómo reducir el tamaño de un archivo PDF en Windows

Lamentablemente no existe una herramienta incluida en el sistema operativo Windows que nos permita aligerar el peso de un archivo PDF, por lo que en este caso es necesario echar mano de aplicaciones disponibles en Internet. La búsqueda «comprimir pdf sin perder calidad» nos dará muchas opciones. Para los alcances de este artículo no hemos decantado por Free PDF Compressor, sin embargo, puedes probar con el que más te acomode.

  • Visita http://www.freepdfcompressor.com/, descarga e instala el programa. OJO, no hay que hacer nada después de dar click en el botón «Download Mirror», la descarga iniciará por sí sola.
  • Inicia el programa
  • Da click en «Browse» y navega en el sistema de archivos hasta que puedas seleccionar el archivo que deseas optmizar.
  • Da click en «Save As» para navegar en el sistema de archivos hasta el directorio donde desees guardar el archivo optimizado. Renombra tu archivo si así lo deseas.
  • En el apartado «Settings» escoge el nivel de optimización que necesites. Para documentos informativos que se muestran en pantalla o se deben imprimir la calidad eBook es suficiente.
  • Da click en el botón «Compress» y espera a que el archivo se optimice.
  • Cuando el proceso termine, se mostrará una ventana emergente con el texto «The compressed PDF file has been successfully created.»

Cómo reducir el tamaño de un archivo PDF en linea

Si no deseamos instalar nada en nuestro equipo, podemos recurrir a soluciones en línea, basta buscar «comprimir pdf en linea» y obtendremos varias propuestas de dónde elegir. Para el presente artículo hemos optado por ilovepdf.com.

  • Visita https://www.ilovepdf.com/compress_pdf
  • Arrastra tu PDF al botón rojo, o dale click al botón rojo para navegar por los archivos de tu equipo para localizar y seleccionar el PDF.
  • Escoge tu nivel de compresión. Para esta prueba, la opción «Less» (menos) nos ha dado un excelente resultado.
  • Da click en el botón «Compress PDF» y espera a que tu archivo se suba a la página.
  • Cuando la aplicación termine de procesar tu archivo, te mostrará la opción «Download compressed PDF», dale click para bajar tu archivo.
  • Selecciona la carpeta donde desees guardar tu archivo y escoge un nombre adecuado.

Comparación de archivos PDF originales y comprimidos

Descargar PDF 6.9 MB

Archivo original

Descargar PDF 551 kb

Archivo comprimido en Windows

Descargar PDF 297 kb

Archivo comprimido en Mac

Descargar PDF 557 kb

Archivo comprimido en linea

Comparación de imágenes antes y después de ser optimizadas

Imagen original
72dpi
3024×4032 px.

Ajustada a tamaño carta
150dpi
1275×1700 px.

Ajustada a tamaño media carta
72dpi
1275×825 px.

Ajustada a tamaño cuarto de carta
72dpi
1275×825 px.